বিবি সমিতি
User Manual
-: বিস্তারিত কাজের ধারা :-
সফটওয়্যার সেটআপ সংক্রান্তঃ
১। সমিতি রেজিস্ট্রেশন
  • “বিবি সমিতি” সফটওয়্যার এ ফ্রি রেজিস্ট্রেশন করার জন্য আপনার মোবাইল অথবা কম্পিউটার এর ব্রাউজার যেমন “গুগল ক্রোম” এ গিয়ে somity.binarybunon.com - এই URL এ ভিজিট করুন।
  • “ফ্রি অ্যাকাউন্ট তৈরি করুন” বাটনে ক্লিক করুন।
  • ফর্ম এ আপনার নাম ও মোবাইল নাম্বার সঠিকভাবে পূরণ করে “গোপনীয়তা নীতি” ও “শর্তাবলী” ভালভাবে পড়ে চেকবক্স এ টিক দিন এবং “অ্যাকাউন্ট তৈরি করুণ” বাটনে ক্লিক করুণ।
  • ভেরিফিকেশন এর জন্য আপনার মোবাইলে একটি “ওটিপি” পাঠানো হবে। সেটি সঠিকভাবে বসিয়ে আপনার মোবাইল ভেরিফাই করুণ।
  • আপনার মনে থাকবে এবং সহজে কেও অনুমান করতে পারবেনা এমন একটি পাসওয়ার্ড দিন।
  • অ্যাকাউন্ট তৈরি সম্পন্ন হয়েছে। বিবি সমিতি পরিবারে আপনাকে স্বাগতম।
  • পরবর্তীতে সফটওয়্যার এ প্রবেশ করার জন্য আপনার দেওয়া মোবাইল নম্বর ও পাসওয়ার্ড দিয়ে লগিন করুণ।
ভাষা পরিবর্তন করতে চাইলে, বাম পাশে সাইডবার এর নিচের দিকে “Settings” – এর ভিতরে “Language” – এ ক্লিক করে “বাংলা” অথবা “English” নির্ধারণ করুণ।
২। প্রোফাইল আপডেট
  • সফটওয়্যার এর একদম উপরে ডান কর্নারে ইউজার বাটনে ক্লিক করে আপনার তথ্য ও প্রতিষ্ঠানের তথ্য আপডেট করুণ।
৩। নতুন পরিচালক তৈরি
  • অ্যাডমিন এর ভিতরে ডিরেক্টর এ ক্লিক করুণ। উপরে দেওয়া “Add Investor” বা “নতুন বিনিয়োগকারী” বাটনে ক্লিক করে ফর্মটি পূরণ করুণ। লাল স্টার দেওয়াগুলো অবশ্যই দিতে হবে। বাকি গুলো না দিলেও ডিরেক্টর তৈরি করতে পারবেন।
  • ডিরেক্টর এর জমা / উত্তোলন একই পেইজ এ সম্পন্ন করতে পারবেন।
৪। নতুন ব্রাঞ্চ তৈরি
  • আপনার সমিতির যদি একাধিক শাখা থাকে, তবে অ্যাডমিন এর ভিতরে Branch / শাখা তে গিয়ে একটি নতুন শাখা খুলে নিন।
৫। নতুন কর্মচারী তৈরি
  • General / সাধারন এর ভিতরে স্টাফ এ ক্লিক করুন। উপরে দেওয়া “Add Staff” বাটনে ক্লিক করে নতুন স্টাফ তৈরি করে নিন। লাল স্টার চিন্নিহিত গুলো অবশ্যই পূরণ করতে হবে।
  • নতুন সেই স্টাফ সফটওয়্যার এ কি কি কাজ করতে পারবে সেগুলো মার্ক করে দিন।
৬। নতুন এরিয়া তৈরি
  • সাধারনত এক বা একাধিক সদস্য দল এর জন্য এরিয়া নির্ধারণ করা থাকে। আপনার সমিতির এরিয়া গুলো তৈরি করতে সাধারনের ভিতরে এরিয়া অপশনে প্রবেশ করুণ এবং “+” যোগ এ ক্লিক করুণ।
৭। সদস্য দল তৈরি
  • সাধারনের ভিতরে Group / সদস্য দল তৈরি করতে পারবেন।
৮। ব্যাংক এবং ক্যাশ অ্যাকাউন্ট সংযুক্তি
  • আর্থিক লেনদেন এর জন্য আপনার সমিতির এক বা একাধিক ব্যাংক অ্যাকাউন্ট থাকতে পারে। সেগুলোর হিসাব রাখতে, সাধারন এর ভিতরে Bank & Cash এ গিয়ে ক্যাশ ও ব্যাংক অ্যাকাউন্ট তৈরি করে নিন।
৯। ছুটির দিন নির্ধারণ করুণ
  • বছরের যে দিনগুলো আপনার সমিতির কার্যক্রম বন্ধ থাকে, সেগুলো নির্ধারণ করতে সাধারন এর ভিতরে Holiday তে সেগুলো তৈরি করে নিন।
১০। চলতি সম্পদ তৈরি
  • Asset & Liabilities / সম্পদ ও দায় এর ভিতরে Current Asset এ গিয়ে প্রথমে ক্যাটাগরি তৈরি করে নতুন চলতি সম্পদ তৈরি করুণ।
১১। স্থায়ী সম্পদ তৈরি
  • Asset & Liabilities / সম্পদ ও দায় এর ভিতরে Fixed Asset এ গিয়ে প্রথমে ক্যাটাগরি তৈরি করে নতুন স্থায়ী সম্পদ তৈরি করুণ।
১২। নতুন স্থায়ী দায়
  • Asset & Liabilities / সম্পদ ও দায় এর ভিতরে Fixed Liabilities এ গিয়ে প্রথমে ক্যাটাগরি তৈরি করে নতুন স্থায়ী দায় তৈরি করুণ।
১৩। এস এম এস রিচারজ
  • Settings এর ভিতরে SMS এ গিয়ে “Recharge” বাটনে ক্লিক করে, উল্লেখিত নাম্বারে পেমেন্ট করুণ। এরপর আপনার পেমেন্ট এর পরিমাণ ও ট্রান্সেকশন নাম্বার লিখে সাবমিট করুণ।
১৪। মেইন ব্যালেন্স রিচারজ
  • Settings এর ভিতরে Payments এ গিয়ে “Recharge” বাটনে ক্লিক করে, উল্লেখিত নাম্বারে পেমেন্ট করুণ। এরপর আপনার পেমেন্ট এর পরিমাণ ও ট্রান্সেকশন নাম্বার লিখে সাবমিট করুণ।
১৫। নতুন সদস্য তৈরি
  • Member / সদস্য এর ভিতরে Member Add / নতুন সদস্য তে গিয়ে ফর্ম পূরণ করুণ। এক্ষেত্রে উল্লেখযোগ্য বিষয় হচ্ছে লাল স্টার মার্ক দেওয়া খালি ঘর গুলো পূরণ করে “এখনি সাবমিট করুণ” বাটনে ক্লিক করলেই নতুন সদস্য তৈরি হয়ে যাবে। তবে আপনি চাইলে “পরবর্তী ধাপ” এ গিয়ে নমিনী ও রেফারেন্স, ভেরিফিকেশন তথ্য, ফি সমূহ ইত্যাদি তথ্য পূরণ করতে পারেন।
ঋণ ও সঞ্চয় সংক্রান্তঃ
১। ঋণ প্রদান
  • Loan / ঋণ এর ভিতরে New Loan / নতুন ঋণ এ গিয়ে সদস্য নির্বাচন করুণ। এরপর ঋণের ধরন বাছাই করুণ। ধরন না থাকলে পাশের “+” বাটনে ক্লিক করে নতুন ঋণের ধরন তৈরি করে নিন। যেমনঃ ব্যাবসায়িক লোন। এরপর বাকি খালি ঘর গুলো প্রয়োজন মত পূরণ করে নতুন ঋণ তৈরি করুণ।
২। গ্যারান্টার / জামিনদার তৈরি
  • Loan / ঋণ এর ভিতরে Guarantor / জামিনদার এ গিয়ে “Add Guarantor / জামিনদার যুক্ত করুণ” বাটনে ক্লিক করে নতুন জামিনদার তৈরি করে নিন।
৩। সঞ্চয় তৈরি
  • Savings / সঞ্চয় এর ভিতরে New Savings / নতুন সঞ্চয় এ গিয়ে সদস্য নির্বাচন করুণ। এরপর সঞ্চয় এর ধরন বাছাই করুণ। ধরন না থাকলে উপরে “Add Type / ধরন তৈরি” বাটনে ক্লিক করে নতুন সঞ্চয় এর ধরন তৈরি করে নিন। যেমনঃ DPS। এরপর বাকি খালি ঘর গুলো প্রয়োজন মত পূরণ করে নতুন সঞ্চয় তৈরি করুণ।
৪। এফ ডি আর তৈরি
  • Savings / সঞ্চয় এর ভিতরে New FDR / নতুন এফ ডি আর এ গিয়ে সদস্য নির্বাচন করুণ। এরপর স্কিম নির্বাচন করুণ। স্কিম না থাকলে পাশের “+” বাটনে ক্লিক করে নতুন স্কিম তৈরি করে নিন। এরপর বাকি খালি ঘর গুলো প্রয়োজন মত পূরণ করে নতুন FDR তৈরি করুণ।
দৈনিক কার্যক্রমঃ
১। কিস্তি আদায়
  • Collection / আদায় এ ক্লিক করে সার্চ বারে নাম / আইডি দিয়ে সদস্য খুঁজে বের করুণ।
  • নিচের সব তথ্য সঠিকভাবে দিয়ে ঋণ ও সঞ্চয় আলাদা আলাদা অথবা একসাথে আদায় করতে পারবেন।
২। উত্তোলন
  • Member / সদস্য এর ভিতরে Withdraw / উত্তোলন এ গিয়ে সঞ্চয় / ডিপিএস এবং এফডিআর আলাদা আলদা ভাবে উত্তোলন করুণ।
৩। আয়/ব্যায় ভাউচার তৈরি
  • Voucher / ভাউচার এ গিয়ে প্রথমে ভাউচার ক্যাটাগরি তৈরি করে নিন। ক্যাটাগরি তৈরি করার সময় সেটি ইনকাম নাকি এক্সপেন্স তা সিলেক্ট করে নিবেন।
  • Add Voucher / নতুন ভাউচার বাটনে ক্লিক করে প্রথমে ভাউচার এর ধরন নির্বাচন করুণ। এরপর ক্যাটাগরি সিলেক্ট করে বাকি খালি ঘর গুলো প্রয়োজন মত পূরণ করুণ।
  • পূরণ করা হলে সাবমিট করুণ।
আনুষঙ্গিক লেনদেনঃ
১। কর্মচারীর বেতন প্রদান
  • Salary / বেতন এর ভিতরে Generate Sheet / বেতন সীট তৈরি তে গেলে অটোমেটিক সকল স্টাফ থাকবে।
  • স্টাফ এর আইডি এর উপরে ক্লিক করলে তার তথ্য বাম পাশের পরিবর্তন এরিয়ায় চলে আসবে। সেখানে আপনি তাকে প্রয়োজন মত বেতন দিলে তার মোট বেতন আপডেট হয়ে যাবে।
  • চেকবক্সে ক্লিক করে নিচে মাস ও সীট তৈরির তারিখ সিলেক্ট করে “Generate” বাটনে ক্লিক করলে উক্ত মাসের স্যালারি সীট তৈরি হয়ে যাবে।
  • “বেতন সীটের তালিকা” –য় অ্যাকশন এ “বিতরন” বাটনে চাপ দিলে কর্মচারী দের মধ্যে বেতন বিতরন হয়ে যাবে।
২। শেয়ার ক্রয়-বিক্রয়
  • Asset & Liabilities / সম্পদ ও দায় এর ভিতরে Share / শেয়ার এ গেলে “নতুন লেনদেন” এ ক্লিক করে শেয়ার লেনদেন করতে পারবেন।
৩। বীমা
  • ঋণ বরাবর বীমা তৈরি করতে, Asset & Liabilities / সম্পদ ও দায় এর ভিতরে Insurance / বীমা এ গেলে “ট্রান্সেকশন তৈরি” এ ক্লিক করে নতুন বীমা তৈরি করতে পারবেন।